Cách lập kế hoạch công việc vừa chuẩn, vừa hiệu quả chỉ 6 bước cơ bản

Kỹ năng sắp xếp và tổ chức công việc trong khoảng thời gian nhất định sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà không phải rơi vào tình trạng “Việc chồng chất việc” khiến bạn ngày càng áp lực. Dưới đây là những cách lập kế hoạch công việc đơn giản nhưng mang lại thành quả tích cực hơn mong đợi, được giới văn phòng áp dụng rộng rãi hiện nay.

Có những ngày, bạn làm việc dù chăm chỉ nỗ lực đến thế nào đi nữa, vẫn không hết việc. Mặc dù khối lượng công việc của bạn không phải quá nhiều so với đồng nghiệp. Thế nhưng, vì sao mọi người đều đúng giờ tan ca về, còn bạn luôn phải làm ngoài giờ để kịp tiến độ. Điều đó, chứng tỏ bạn đã không biết cách lập kế hoạch công việc như thế nào là phù hợp với năng lực của bản thân.

Vậy phải làm gì để có thể làm việc một cách hiệu quả mà vẫn cân bằng được khoảng thời gian dành cho bản thân? Hãy tham khảo qua một số gợi ý về cách lập kế hoạch công việc của chúng tôi dưới đây.

Xác định mục tiêu

Làm việc luôn cần có mục tiêu cụ thể nếu không bạn sẽ dễ đánh mất niềm tin cảm thấy chán nản không có định hướng rõ ràng. Mục tiêu ở đây, nên bắt đầu từ mục tiêu nhỏ đến mục tiêu lớn.

 Ví dụ, mỗi ngày vào văn phòng làm việc bạn nên đặt mục tiêu trong ngày hôm nay hoàn thành tối đa bao nhiêu công việc. Tiếp theo đó, đặt mục tiêu cho mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi quý. Hoặc lớn hơn có thể là mục tiêu 3 năm đến 5 năm bạn sẽ được nắm giữ vị trí nào trong công ty.

Lập cho mình bảng kế hoạch công việc chi tiết

Sau bước xác định mục tiêu, bạn nên dành ít thời gian ghi chép những công việc hôm nay sẽ phải hoàn thành và dán nó vào vị trí dễ nhìn nhất. Sau khi kết thúc một ngày làm việc, hãy thử check xem bạn đã xử lý xong bao nhiêu công việc. Việc nào còn tồn đọng và ghi ra lý do vì sao bạn không thể hoàn thành nó trong hôm nay. Cách làm này, sẽ giúp bạn ghi nhớ nguyên nhân và đưa sắp xếp công việc lên vị trí ưu tiên giải quyêt vào ngày mai tránh làm trễ tiến độ.

Cuối cùng, bạn nên lên danh sách công việc cho ngày mai cần phải làm gì? Như vậy, bạn có thể tiết kiệm được thời gian suy nghĩ mỗi ngày và liệt kê lại những việc đã làm hay chưa làm. Tạo cho bản thân thói quen lập kế hoạch công việc rõ ràng trong suốt khoảng thời gian dài tạo, giúp bạn làm việc khoa học và nâng cao khả năng sắp xếp. Từ đó chất lượng công việc cải thiện và tính tư duy cũng phát triển hơn.

Thiết lập deadline tương ứng

Việc thiết lập một deadline giúp bạn thúc đẩy tiến độ công việc diễn ra suôn sẻ hơn. Sẽ có rất nhiều tác động ảnh hưởng đến quá trình làm việc khiến bạn đình trệ công việc lâu hơn so với tưởng tượng. Chính vì thế, sau khi đã có một danh sách công việc chi tiết, hãy dựa đó để tự đặt cho bản thân giới hạn nhất định để nâng cao hiệu quả công việc.

Sắp xếp trình tự công việc rõ ràng

Sẽ có những công việc cần phải ưu tiên để giải quyết càng sớm càng tốt. Do đó, để tránh tình trạng mất quá nhiều thời gian cho những việc không quan trọng, bạn nên dành sắp xếp trình tự công việc rõ ràng. Việc này không những tiết kiệm thời gian mà  còn giúp bạn giải quyết nhanh gọn núi công việc đã đình trệ từ trước.

Ứng biến linh hoạt trong công việc

Dĩ nhiên, sẽ có những trường hợp xảy ra những công việc đột xuất chen ngang vào kế hoạch bạn đã sắp xếp trước đó. Tuy nhiên, nếu đó là công việc gấp cần phải giải quyết lập tức, bạn cũng nên linh hoạt xử lý và nhớ đừng dồn quá nhiều việc quan trọng vào cùng một thời điểm. Vì điều đó rất dễ khiến bạn rơi vào trạng thái căng thẳng và ảnh hưởng đến tiến độ chung của tập thể. Hãy dành một khoảng thời gian nhất định dự trữ cho việc phải xử lý công việc đột xuất bạn nhé!

Đánh giá và kiểm tra việc thực hiện

Sau một ngày làm việc, bạn nên dành vài phút để đánh giá lại toàn bộ công việc đã làm. Bạn đã thực hiện được bao nhiêu phần trăm công việc? Bạn gặp khó khăn ở đâu, bạn cần giải đáp thắc mắc nào để làm việc tốt hơn vào ngày hôm sau?

Việc kiểm tra và đánh giá lại hoạt động bản thân sẽ giúp bạn phát hiện ra những điểm bất hợp lý trong bản kế hoạch công việc. Từ đó đưa ra phương hướng điều chỉnh và bổ sung thiết thực hơn.

Ghi nhận thành công

Bên cạnh việc tìm ra những thiếu sót thì bạn cũng nên khích lệ xem bản thân đã hoàn thành những gì, kết quả có như mong đợi hay không? Đây sẽ là động lực tinh thần mạnh mẽ giúp bạn cố gắng hơn. Điều quan trọng nhất là bạn phải giữ được sự kiên trì để làm đúng những gì kế hoạch đã vạch ra nhé! Và đừng quên, tiếp theo đó hãy lập những kế hoạch dài hạn sẵn sàng bức phá trong thời gian tới.

Không một ai có thể đạt được thành công một cách dễ dàng nếu họ không cố gắng và làm việc không có kế hoạch rõ ràng. Hy vọng rằng, sau khi đọc qua bài viết này, bạn đã thêm kiến thức hữu ích ứng dụng vào cách lập kế hoạch công việc cho bản thân. Chúc bạn thành công!